Gestión del Conocimiento
Componentes del Modelo

Componentes del Modelo

El Modelo de Gestión del Conocimineto de la CGR está integrado por los siguientes seis (6) componentes: 1-normatividad, 2-factores clave de éxito, 3-acciones centrales de gestión del conocimiento, 4-flujos de conocimiento, 5-procedimientos y herramientas, y 6-ontología del modelo.

En la representación gráfica del modelo, los componentes 2, 3 y 4 representan el núcleo y dan cuenta del deber ser de la gestión del conocimiento en la entidad. En ese sentido:

  • La gestión del conocimiento es soportada en la articulación deliberada y sistemática de los factores clave de éxito de la CGR, es decir, las dependencias clave en la CGR deben comprender el alcance e impacto de la gestión del conocimiento y propender por la articulación entre sí.
  • La gestión del conocimiento es dinámica cuando los funcionarios, grupos de funcionarios y la entidad realizan organizadamente una o varias de las acciones centrales: identificar, crear, preservar, usar/apropiar y transferir conocimiento. No solo los macroprocesos misionales contribuyen a la creación de conocimiento estratégico, los demás macroprocesos deben estar en disposición de realizar acciones centrales de gestión del conocimiento al interior y entre macroprocesos, para aportar al cumplimiento del objetivo misional de la entidad.
  • La gestión del conocimiento resulta en flujos de conocimiento al interior y entre los macroprocesos de la CGR, que añaden valor al cumplimiento de los objetivos misionales: mejorar la calidad y eficiencia del control fiscal, promover la transparencia e incentivar la participación ciudadana. Los flujos de conocimiento entre los macroprocesos implican el reconocimiento de las fuentes de conocimiento, de los productos de conocimiento y quienes lo necesitan, así como el mecanismo requerido para transferirlo, según las necesidades que se estén presentando.

Los componentes restantes 1, 5 y 6 generan las condiciones y mecanismos para que de forma articulada los Factores Clave de Éxito promuevan la realización de acciones centrales de gestión del conocimiento y así fluya el conocimiento al interior y entre los macroprocesos.

Componente 2, Factores Clave de Éxito

Corresponde a aquellos elementos presentes en la CGR en los cuales acciones con resultados satisfactorios garantizan un desempeño exitoso para el funcionario, las dependencias y la entidad. En la CGR estos factores se evidencian y definen al interior de los macroprocesos, en particular en los macroprocesos estratégicos y de apoyo, así:

  1. Factores de Gestión Estratégica: elementos de direccionamiento definidos desde la alta dirección que favorecen la gestión del conocimiento en la CGR. Son procesos y procedimientos que implican el diseño, ejecución y evaluación de la visión estratégica de la CGR relacionada con la gestión del conocimiento. De igual manera, son los procesos y procedimientos en donde los mecanismos de comunicación interna y externa contribuyen no solo a la divulgación sino también al flujo de conocimiento al interior y entre los macroprocesos.
    Aquí se incluyen los macroprocesos: Direccionamiento Estratégico y Arquitectura Empresarial, y Comunicación y Divulgación.
  2. Factores de Estructura Organizacional: elementos procedimentales y estructurales de la entidad que facilitan la realización de estrategias e implementación de instrumentos de gestión del conocimiento, como por ejemplo el Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad, manuales y guías para la adquisición de bienes y servicios relacionados con la gestión del conocimiento. Así como estructuras orgánicas a través de las cuales se pueden dinamizar las acciones centrales de gestión del conocimiento.
    Aquí se incluyen los macroprocesos: Gestión de Recursos de la Entidad; y Administración de Procesos y Procedimientos.
  3. Factores Tecnológicos: elementos transversales a toda la entidad que soportan datos, información y conocimiento. También soportan la trasformación entre estos, es decir, datos en información e información en conocimiento, a través de la codificación del conocimiento y la disposición de escenarios interactivos de comunicación a través de Internet. Facilitan la participación y colaboración entre funcionarios y grupos de funcionarios.
    Aquí se incluye el macroproceso: Gobierno y Gestión de Tecnologías de Información; y Gestión Integral de Seguridad.
  4. Factores Humanos: elementos inherentes a los funcionarios y grupos de funcionarios que determina el éxito de la gestión del conocimiento, es decir, que determinan la efectividad del flujo de conocimiento en función de mejorar la calidad y eficiencia del control fiscal, de promover la transparencia y del incremento de la participación ciudadana. Es todo aquello de las personas que sea susceptible de dotar y desarrollar como potencial para la realización de acciones centrales de gestión del conocimiento como el liderazgo, el reconocimiento y la construcción de una cultura de investigación y de conocimiento.
    Aquí se incluye el macroproceso: Gestión del Talento Humano.

Componente 3, Acciones Centrales de Gestión del Conocimiento

Es el conjunto de actividades más recurrentes en la gestión del conocimiento. Son el motor del MGC. Las organizaciones llevan a cabo actividades clave con los procesos de conocimiento, estos son adaptados a las diversas tareas desarrolladas y se pueden caracterizar como procesos de identificación del conocimiento, en donde toda organización debe identificar el conocimiento, cuál es el conocimiento que produce y dónde, cuál es su calidad, pero además debe identificar los procesos de creación, de preservación, de transferencia, de uso y apropiación del conocimiento, generando un ciclo aunque no necesariamente se cumple de manera regular y única pero en el que se destacan las siguientes acciones:

  1. Identificar conocimiento: es la acción de distinguir, enlistar, indicar, marcar, nombrar, reconocer, repetir, señalar dónde está el conocimiento (las fuentes y sus características) y qué conocimiento hay disponible de acuerdo con las necesidades existentes e incluso cómo se produjo. 
  2. Crear conocimiento: es la acción de generar (construir, componer, diseñar, ensamblar, estructurar, proponer) conocimiento a partir de transformar (reconstruir, reacomodar, proponer, modificar) la información, otorgándole sentido y significado nuevo de acuerdo con la realidad, el contexto en el que se va a usar y las personas o grupos participantes en ello. 
  3. Preservar conocimiento: es la acción de documentar, categorizar y clasificar, sistematizar, guardar y proteger el conocimiento, para poner a disposición, consulta y recuperación a través de un sistema ordenado de criterios. 
  4. Usar y apropiar conocimiento: es la acción de aplicar, aprovechar transformar y utilizar el conocimiento, con un propósito definido, de una manera natural y sistemática. 
  5. Transferir conocimiento: es la acción de compartir, divulgar, presentar, relatar, demostrar, referir, enseñar buenas prácticas para lograr su adopción o adaptación.

Componente 4, Flujos de Conocimiento

Se refiere a aquellas transferencias unidireccionales y bidireccionales de conocimiento entre partes, al interior y entre los macroprocesos de la CGR, que tienen la facultad de añadir valor al cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad. Para que se den flujos de conocimiento, fuente, canal y receptor de conocimiento deben estar en condiciones de realizar una o más acciones centrales de gestión del conocimiento.

Los flujos de conocimiento suelen confundirse con flujos de datos e información. La diferencia radica en el grado de transformación de estos últimos (datos e información) en función de satisfacer la necesidad de aprendizaje y conocimiento de cualquiera de las partes: fuente o receptor. En el MGC de la CGR se debe propender por que dichas necesidades sean satisfechas dando cumplimiento al objetivo misional de la entidad y basadas en el reconocimiento de la diversidad de comprensión de este, desde el juicio profesional de funcionarios que pertenecen a macroprocesos con funciones diferentes, pero con una misma misión.

Componente 6, Ontología del Modelo

Representa el conocimiento sobre el modelo de gestión del conocimiento para la Contraloría General de la República, como herramienta para su entendimiento e implementación a nivel central y a nivel desconcentrado, reduciendo asimetrías de interpretación sobre la materia entre sus funcionarios.